Chronique juridique -  L’information relative aux fonctions des agents de la fonction publique

Les dispositions de l’article L. 115-7 du Code général de la fonction publique (Cgfp) (1) prévoient que l’agent public doit recevoir de son employeur «  communication des informations et règles essentielles relatives à l’exercice de ses fonctions ». En application de ce principe, le décret n° 2023-845 du 30 août 2023 (2) fixe la liste des éléments qui doivent être communiqués aux agents publics, qu’ils soient fonctionnaires ou contractuels. Il détermine en outre les modalités de cette communication. 

Ce décret est complété par un arrêté du 30 août 2023 (3) qui définit deux modèles de documents pour effectuer cette communication  : l’un est destiné aux fonctionnaires  ; l’autre concerne les agents contractuels de droit public. Ces dispositions sont entrées en vigueur le 1^er septembre 2023.

Qui bénéficie du droit à l’information  ?

L’article 1^er du décret du 30 août 2023, précité, indique que les personnels concernés sont  :

• les agents publics relevant du Cgfp, c’est-à-dire les fonctionnaires et agents contractuels des trois versant de la fonction publique  ;
• les personnels affiliés au régime de retraite des ouvriers des établissements industriels de l’État  ; 
• les personnels médicaux, odontologiques et pharmaceutiques mentionnés à l’article L. 6152-1 du Code de la santé publique ;
• les membres du personnel enseignant et hospitalier mentionnés à l’article L. 952-21 du Code de l’éducation.

Que recouvre le droit à l’information des agents publics  ?

En application des dispositions de l’article 2 du décret du 30 août 2023 précité, l’agent public doit recevoir communication au moins des informations suivantes, sans qu’il ait à les demander  :

1. la dénomination et l’adresse de l’autorité administrative assurant sa gestion ;
2. son corps ou cadre d’emploi et son grade lorsque l’agent est fonctionnaire et sa catégorie hiérarchique lorsqu’il est contractuel ;
3. la date de début d’exercice de ses fonctions ;
4. le cas échéant, le début de la période de stage au sens de l’article L. 327-1 du Code général de la fonction publique ou de la période d’essai, ainsi que leur durée ;
5. en cas de conclusion d’un contrat à durée déterminée, la durée de celui-ci ;
6. le ou les lieux d’exercice de ses fonctions ou, à défaut de lieu fixe ou principal, l’indication selon laquelle les fonctions sont exercées sur plusieurs lieux ;
7. lorsque ses fonctions sont exercées à l’étranger, la mention du ou des États où elles sont assurées, ainsi que la devise servant au paiement de sa rémunération et, s’il y a lieu, ses avantages en espèces ou en nature ainsi que ses modalités de rapatriement ;
8. sa durée de travail ou son régime de travail, les règles relatives à l’organisation du travail qui lui sont applicables ainsi que, le cas échéant, celles relatives aux heures supplémentaires ;
9. le montant de sa rémunération, en précisant chacun de ses éléments constitutifs, sa périodicité ainsi que ses modalités de versement ;
10. ses droits à congés rémunérés ;
11. ses droits à la formation ;
12. les accords collectifs relatifs à ses conditions de travail comportant des dispositions édictant des mesures réglementaires ;
13. l’organisme de sécurité sociale percevant les cotisations sociales ainsi que les dispositifs de protection sociale ;
14. les procédures et les droits en cas de cessation de ses fonctions.

Quelle autorité doit transmettre ces informations aux agents publics ?

L’article 4 du décret du 30 août 2023 prévoit que c’est à l’’autorité administrative assurant la gestion de l’agent public qu’il revient de procéder à la communication des éléments précités.

Toutefois, lorsque l’agent public est détaché sur un emploi, la communication des informations relatives à cet emploi et à la durée du détachement, à l’exception de celles mentionnées par la décision de détachement, peut également être effectuée par l’autorité administrative dont relève l’emploi occupé.

En outre, lorsque l’agent public est mis à disposition, la convention ou la lettre de mission doit déterminer l’autorité administrative devant procéder à la communication des informations relatives à l’emploi occupé et à la durée de la mise à disposition à l’exception des informations mentionnées dans la décision de mise à disposition.

Enfin, la communication aux directeurs des établissements mentionnés à l’article L. 5 du Code général de la fonction publique (hospitaliers, notamment) doit être effectuée par le Centre national de gestion mentionné à l’article L. 453-1 du même code.

Quelles sont les modalités de communication des informations aux agents publics  ?

Ces modalités sont fixées par les dispositions de l’article 3 du décret du 30 août 2023, précité.

Ainsi, la communication des informations prévue à l’article 2, précité, doit intervenir, en une ou plusieurs fois, au plus tard dans un délai de sept jours calendaires à compter du premier jour d’exercice des fonctions. 

Si l’agent public exerce ses fonctions à l’étranger, cette communication doit avoir lieu avant son départ et doit préciser la durée de cet exercice.

La communication doit être effectuée par un ou plusieurs écrits remis en mains propres ou adressés par envoi postal. Elle peut également donner lieu à la mise à disposition sous format électronique d’un ou de plusieurs documents, sous réserve que l’agent public y ait accès, qu’ils puissent être enregistrés et imprimés par l’intéressé et que l’autorité administrative conserve un justificatif de leur transmission et de leur réception.

Par ailleurs, la communication peut être effectuée selon des modèles définis par arrêtés des ministres chargés de la fonction publique, des collectivités territoriales, de la santé et de l’enseignement supérieur.

En outre, la communication des informations mentionnées au 4°, au 7°, s’agissant de la devise servant au paiement de la rémunération, ainsi qu’aux 8° à 11°, 13° et 14° de l’article 2, précités, peut prendre la forme d’un renvoi aux dispositions législatives et réglementaires applicables.

Enfin, en cas de changement de la situation de l’agent public, appelant une modification de l’une des informations prévues à l’article 2, cette communication doit avoir lieu au plus tard à la date d’effet de ce changement et selon les modalités prévues ci-dessus, sauf si ce changement résulte simplement de l’évolution des dispositions législatives ou réglementaires auxquelles il a été fait référence dans l’écrit ou le document.

Lorsqu’une ou plusieurs informations mentionnées à l’article 2 n’ont pas été communiquées à un agent public nommé ou recruté antérieurement au 1^er septembre 2023 (date d’entrée en vigueur du présent décret), l’intéressé peut en demander communication à tout moment auprès de l’autorité administrative assurant sa gestion (article 12 du décret du 30 août 2023, précité).

Plus généralement, lorsqu’une ou plusieurs informations mentionnées à l’article 2 n’ont pas été communiquées dans le délai fixé à l’article 3, précité, l’agent public peut à tout moment en demander communication auprès de l’autorité administrative assurant sa gestion (article 5 du décret du 30 août 2023, précité).

Quelles sont les dispositions spécifiques applicables aux agents contractuels  ?

Les articles 6 à 8 du décret du 30 août 2023, mettent à jour les décrets relatifs aux agents contractuels de chacun des trois versants de la fonction publique (4) en vue de leur permettre l’accès à ce droit à l’information.

De façon générale, l’application de ces dispositions ne fait pas obstacle au droit à la consultation, par les agents, de leur dossier administratif individuel, dans les conditions prévues par l’article 137-4 du Cgfp (5).

1. Disposition introduite dans le Cgfp par l’article 21 de la loi n° 2023-171 du 9 mars 2023, portant diverses dispositions d’adaptation au droit de l’Union européenne dans les domaines de l’économie, de la santé, du travail, des transports et de l’agriculture, publiée au Journal officiel du 10 mars 2023.Cette loi transpose la directive 2019/1152 du 20 juin 2019, «  relative à des conditions de travail transparentes dans l’Union européenne  ».
2. Décret n° 2023-845 du 30 août 2023, portant sur la communication aux agents publics des informations et règles essentielles relatives à l’exercice de leurs fonctions, publié au Journal officiel du 31 août 2023.
3. Arrêté du 30 août 2023, fixant les modèles de documents d’information prévus par le décret n° 2023-845 du 30 août 2023, portant sur la communication aux agents publics des informations et règles essentielles relatives à l’exercice de leurs fonctions (NOR : TFPF2314927A), publié au Journal officiel du 31 août 2023.
4. L’article 6 du décret du 30 août 2023, précité, modifie les dispositions du décret n° 86-83 du 17 janvier 1986, relatif aux dispositions générales applicables aux agents contractuels de l’État  ; son article 7 modifie celles du décret n° 88-145 du 15 février 1988, relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale  ; et enfin,  son article 8 modifie celles du décret n° 91-155 du 6 février 1991, relatif aux dispositions générales applicables aux agents contractuels de la fonction publique hospitalière.
5. L’article L. 137-4 du Cgfp prévoit que «  tout agent public a accès à son dossier individuel  ».